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Que en un momento dado se produzca un cuello de botella que ralentice el ritmo de producción habitual de tu negocio es totalmente normal. Sin embargo, que se produzca con frecuencia ya no lo es tanto, siendo una señal inequívoca de que algo está fallando.
Encontrar dónde está el origen del cuello de botella e implementar la solución adecuada es clave para mejorar la productividad de tu negocio y en este post te damos una solución que puede resultarte muy efectiva.
¿Qué es un cuello de botella?
Un cuello de botella es un punto de congestión en el proceso productivo de un negocio que da lugar a una parada o a un retraso en su flujo de trabajo habitual.
Es un problema frecuente en los procesos productivos industriales en línea, siendo una de las principales causas del aumento de los costes de producción. Pero también puede ocurrir en la gestión de los proyectos que se realizan en una oficina.
El principal problema de los cuellos de botella es que, aunque se producen en un punto concreto del proceso productivo, repercuten en el resto de de las fases provocando que estas también vean alterados sus ritmos de trabajo.
En definitiva, un cuello de botella causa un “embotellamiento” en una cadena productiva que se dejará notar en el flujo general de la producción del trabajo.
Tareas rutinarias, uno de los motivos por lo que se producen.
Cuando se trata del trabajo diario que se realiza en una oficina, suele haber diferentes motivos que originan los cuellos de botella.
El uso de equipos y softwares anticuados u obsoletos es uno de ellos, provocando una ralentización en los flujos de trabajo. Una impresora lenta o un ordenador que se cuelga constantemente pueden ser el punto de partida de un cuello de botella en la gestión de un proyecto concreto.
Pero como estos factores son más fáciles de detectar y solventar, hoy queremos poner el foco en otro de los motivos que suele estar detrás de estos temidos cuellos de botella: la mala organización y atribución de tareas entre los trabajadores.
En muchas empresas, sus trabajadores tienen que realizar una serie de tareas rutinarias y repetitivas que se llevan un porcentaje importante de su jornada laboral. ¿Qué pasa cuándo aumenta el volumen de trabajo ya sea por la entrada de un nuevo proyecto o por un aumento estacional de la venta de sus productos o servicios? Pues que esas tareas rutinarias impiden que los trabajadores puedan centrarse en dar salida al extra de producción demandado, lo que provoca un atasco en el flujo de producción.
No estamos por lo tanto ante un problema de rendimiento o profesionalidad de los trabajadores sino ante una mala organización y una falta de recursos adecuados.
Automatización de tareas repetitivas, la solución a los cuellos de botella.
Si como gestor o cargo intermedio detectas un cuello de botella en un equipo de trabajo, el primer paso es saber por qué los trabajadores están teniendo dificultades para sacar el trabajo en tiempo y forma. En muchos casos verás cómo hay una serie de tareas rutinarias que les quitan mucho tiempo y son las que provocan esos atascos.
La solución en la mayoría de los casos es implementar un software que automatice la realización de esas tareas repetitivas que tienen que hacer los empleados para que puedan dedicarse a aquellas otras que permiten sacar adelante los proyectos.
Es importante que, cuando una empresa sufre con relativa frecuencia cuellos de botella en sus flujos productivos, analice dónde está el origen y si este está en la acumulación de trabajo extra que generan tareas rutinarias como puede ser el envío de facturas, nóminas, informes… valorar la implementación de una herramienta informática especializada en la automatización de tareas.
En Software RPA podemos ayudarte a identificar cuáles son esas tareas que originan los cuellos de botella y programar una herramienta a medida que los evite. Utilizamos la computación cognitiva, la robótica y la inteligencia artificial para desarrollar herramientas que ejecutan a la perfección tareas que quitan mucho tiempo a los empleados. Llámanos si quieres más información.
